Regimento Interno
Das Sessões
Art. 1º – As sessões da Academia serão realizadas com a presença de cinquenta por cento de seus membros efetivos, bem como para deliberação. Sem quórum pode haver assembleia, mas não deve haver votaçao.
Art. 2º – As sessões ordinárias serão realizadas mensalmente, sempre no último sábado do mêsa (salvo algum empecilho que peça alguma mudança) das 15 às 18 horas, conforme agenda aprovada na primeira Assembleia do ano (01/2026). A diretoria deverá dar publicidade do cronograma semestral de reuniões aos membros.
1º – Quando esse dia for santificado ou feriado, a sessão deve acontecer no sábado anterior ou posterior, conforme determinado pela presidência e devidamente previsto no cronograma anual de reuniões.
§ 2º – Não haverá sessão ordinária no período de 10 de dezembro a 31 de janeiro.
Art. 3º – Haverá sessão extraordinária, em dia e hora previamente designados, nos casos determinados neste regimento e mediante convocação do Presidente, deliberação do Plenário ou a Requerimento de cinco, ou mais Acadêmicos, para tratar de assunto urgente e relevante, desde que anunciadas com o mínimo de três dias.
Art. 4º – As sessões serão públicas, total ou parcialmente, mediante prévia deliberação do Plenário e nos casos determinados neste regimento.
§ 1º – Serão públicas as sessões ordinárias de posse da Diretoria, as extraordinárias, de homenagem, e as de posse de membro efetivo ou, quando assim o deliberar, o Plenário.
§ 2º – A sessão pública será solene, para posse de membro efetivo, e nos casos em que a Diretoria determinar ou o Plenário deliberar.
Art.5º – Não sendo pública a sessão, somente os Acadêmicos e os funcionários em serviço poderão estar presentes.
§ 1º – Visitantes ilustres ou qualquer visitante apresentado por algum acadêmico serão admitidos na sala das sessões, a convite do Presidente ou a requerimento de algum Acadêmico.
§ 2º – Por deliberação da mesa ou a requerimento do Acadêmico, aprovado pelo Plenário, a sessão será secreta, no todo ou em parte, não se lavrando ata do que então ocorrer e anotando-se apenas as deliberações aprovadas. Neste caso, somente os Acadêmicos permanecerão no recinto, cumprindo-lhes guardar sigilo do que houver ocorrido.
Art. 6º – O Presidente declarará aberta a sessão, tendo com ele assento à mesa os demais membros da Diretoria, na ordem seguinte: à direita do Presidente, o vice-presidente, o Secretário-Geral; à esquerda, o Primeiro-Secretário e o Tesoureiro.
Parágrafo único – Faltando mais de dois membros da Diretoria, o Presidente poderá convidar para tomar assento à mesa um ou dois outros membros efetivos.
Art. 7º – Na sessão pública, constará o expediente unicamente da leitura de comunicações relativas ao objeto da sessão, e somente será facultada a palavra a Acadêmicos previamente inscritos e a pessoas convidadas pela Diretoria.
Art. 8º – Aberta a sessão, quando não for pública, o Segundo-Secretário lerá a ata da sessão anterior, que será submetida à aprovação do Plenário. Em seguida, o Presidente fará as comunicações que lhe caibam e pedirá ao Secretário-Geral que leia as efemérides da semana subsequente, e o Primeiro-Secretário dará conta do expediente, assim discriminado:
a) leitura de recados e demais documentos;
b) apresentação das publicações oferecidas à Academia.
§ 1º – A qualquer Acadêmico será, logo depois, facultado o uso da palavra, na ordem de inscrição, para apresentar proposta, indicação, requerimento ou para tratar de qualquer outro assunto de interesse da Academia.
§ 2º – Nenhuma proposta, indicação ou requerimento poderá ter mais de uma assinatura.
§ 3º – Findo o expediente, passar-se-á à ordem do dia, que constará das matérias arroladas em avulsos previamente distribuídos e comunicado aos membros da academia com no mínimo cinco dias de antecedência, bem como da leitura e comentários de escritos e comunicações culturais de Acadêmicos.
§ 4º – Terão preferência, na ordem do dia, as eleições e a discussão e votação do orçamento ou das contas da Diretoria.
§ 5º – É lícito ao Acadêmico usar a palavra “pela ordem”, durante cinco minutos, no máximo, para elucidação ou encaminhamento de questões e pedidos de preferência, de encerramento de debates ou de votação.
§ 6º – Em caso de empate, o Presidente decidirá com seu voto, na mesma sessão, as questões de expediente ou de ordem, e, na sessão imediata, as demais, se o empate persistir. Nas outras ocasiões, o presidente não terá direito a voto.
Art. 9º – Para as sessões solenes de posse, será convidado pelo presidente da Academia, o Prefeito, Presidente do Legislativo e do Judiciário de Rio Claro.
Art. 10 – Na sessão de posse, o novo Acadêmico será conduzido ao recinto por um Acadêmico, nomeado pelo Presidente, e falará da tribuna; e o Acadêmico incumbido de o saudar, tomando assento à mesa, responderá ao discurso do recipiendário.
Art. 11 – Durante as sessões, somente os Acadêmicos ocuparão as cadeiras que lhes são reservadas. Nas sessões públicas, o Presidente decidirá como será composta a mesa.
Das Eleições
Art. 12 – No mês de junho, a cada três anos, será realizada a eleição para a diretoria, votando-se para cada cargo separadamente, em escrutínio secreto.
§ 1º – Na mesma sessão, após a eleição da Diretoria, ocorre a eleição do Conselho Fiscal e a eleição dos acadêmicos Diretor de Acervo, Diretor de Comunicação, Diretor de Eventos, Diretor de Anais e Diretor de Revista, bem como Conselho Fiscal e Conselho Editorial e outras diretorias criadas posteriormente.
Art. 13 – Ao ter notícia do falecimento de Acadêmico, o Presidente, na primeira sessão subsequente, comunicará o óbito, declarará aberta a vaga e fixará o prazo de 45 dias para a apresentação de inscrições.
Parágrafo único – Findo este prazo, o Presidente comunicará a todos os membros da Academia os nomes dos inscritos para análise e marcará Assembleia para a primeira sessão ordinária, após o decurso de 30 dias úteis.
Art. 14 – O candidato a membro Efetivo será eleito, nas condições do Art. 5º do Estatuto.
Art. 15 – Para a vaga de membro efetivo, a apresentação de candidaturas se fará a pedido dos próprios candidatos.
§ 1º – A apresentação do candidato se fará por meio de um requerimento fornecido pela Academia, conforme previsto no parágrafo 2º do estatuto.
§ 2º – A Diretoria poderá, desde logo, recusar qualquer candidatura que não preencha as exigências deste regimento, submetendo a resolução à aprovação do Plenário.
$3° – Até que saia o CNPJ e o respectivo edital de chamada para novos integrantes, os acadêmicos fundadores poderão indicar novos acadêmicos, que deverão submeter-se à aprovação dos integrantes da Alerc-SP.
Art. 16 – O preenchimento de vaga de Membro Correspondente se fará mediante juízo da diretoria, que deverá submeter a resolução de indicação à aprovação do plenário.
Dos Acadêmicos
Art. 18 – Os Acadêmicos eleitos somente serão inscritos nos quadros da Academia e gozarão das prerrogativas que lhes caibam como Efetivos, após empossados pessoalmente em sessão solene, e os Correspondentes, após declararem, em carta dirigida ao Presidente, que aceitam a vaga.
Art. 19 – O prazo para a posse do novo membro efetivo será de seis meses, a contar da data em que for expedida a comunicação do Presidente, salvo caso de força maior devidamente comprovado.
Art. 20 – Nos discursos de recepção durante a posse o novo Acadêmico apreciará a personalidade e a obra dos patronos e dos antecessores, e o discurso do recipiendário versará o discurso do Acadêmico designado para saudá-lo, em tempo a ser definido pela Comissão de Eventos, conforme demanda de cada cerimônia.
Art. 21 – Aos Acadêmicos, nos atos públicos da Academia, não será dado o tratamento de Senhor e Excelência. Optamos pelo tratamento informal.
Da Diretoria
Art. 22 – A Administração da Academia incumbe à Diretoria, composta de presidente, vice-presidente, secretário-geral, primeiro-secretário, segundo-secretário e tesoureiro, e segundo tesoureiro, as atribuições definidas neste regimento.
§ 1º – Compete privativamente à Diretoria, além das demais atribuições constantes deste regimento e do Estatuto:
a) velar pela fiel observância dos Estatutos e deste regimento, bem como pelo prestígio da Academia.
b) propor a criação de empregos, a sua supressão, a fixação dos respectivos vencimentos, a nomeação e demissão de empregados;
c) emitir parecer sobre as propostas de modificação deste regimento;
d) ajustar contratos e elaborar as minutas respectivas, assim como as dos instrumentos de quaisquer obrigações contraídas em nome da Academia, submetendo-os à aprovação do Plenário, com parecer da Comissão de Contas;
e) elaborar o projeto de orçamento, conforme a proposta apresentada pelo Tesoureiro, e a prestação de suas contas anuais;
§ 2º – A Diretoria se reunirá sempre que necessário e deliberará com a presença de três, pelo menos, dos seus membros, salvo quando se tratar de assuntos de ordem ou mero expediente, casos em que bastará a presença de dois Diretores.
§ 3º – Verificando-se falta, impedimento ou renúncia de qualquer membro da Diretoria, quando não esteja regulada a substituição, o Presidente nomear-lhe-á substituto interino, submetendo este ato à aprovação do Plenário na primeira sessão ordinária subsequente. Se a falta ou impedimento exceder 30 dias, ou a renúncia ocorrer faltando mais de 30 dias para o término do prazo do mandato sem pedido de licença ao Plenário, será considerado vago o cargo e proceder-se-á a nova eleição, devendo o eleito alcançar a maioria absoluta dos votos dos Acadêmicos presentes.
Art. 23 – O Presidente é substituído, em sua ausência, falta ou impedimento, pelo vice-presidente, a seguir pelo Secretário-Geral; a seguir, pelo primeiro-secretário; a seguir pelo segundo secretário e depois por um dos Acadêmicos presentes, segundo a ordem de antiguidade como membro efetivo.
Parágrafo único – Em caso de renúncia coletiva da Diretoria, assumirá imediatamente a presidência o mais antigo dos Acadêmicos presentes e reconstituirá a mesa, a fim de proceder, na sessão ordinária seguinte, à eleição de nova Diretoria. Em caso de empate de condições, sempre a ordem do mais velho para o mais novo.
Das Bibliotecas
Art. 24 – A Biblioteca tem por finalidade reunir, conservar e divulgar a produção literária dos patronos e membros efetivos da Academia. Pauta.
O acervo é formado pela Coleção Acadêmica, obras de patronos e membros efetivos, pelas obras dos Sócios Correspondentes, pelas publicações da Alerc e sobre a Alerc, além de coleções particulares de Acadêmicos. E também por outras coleções a serem definidas e aprovadas em assembleia.
Das Comissões Permanentes
Art. 25 – Haverá duas Comissões permanentes: a de Conselho Fiscal e a Conselho de Comunicação, cada uma delas composta por, no mínimo, três Acadêmicos, com mandato de dois anos.
§ 1º – À Comissão de Conselho Fiscal compete:
a) fiscalizar o patrimônio da Academia, sem prejuízo das atribuições da Diretoria e do Tesoureiro;
b) fazer o exame da correta aplicação do orçamento anteriormente aprovado pela Diretoria;
c) dar parecer sobre as contas e os balanços anuais apresentados pelo Tesoureiro, os orçamentos aprovados pela Diretoria e quaisquer propostas que importem despesa, assim como sobre as minutas de contratos e instrumentos de quaisquer obrigações, antes de submetidos ao Plenário e sempre que este os requisitar;
d) fiscalizar o emprego das verbas orçamentárias e resolver com a Diretoria sobre a aplicação dos saldos verificados.
§ 2º – Compete ao Conselho de Comunicação:
a) publicar obras que constituírem, a seu critério, preciosidades bibliográficas;
b) coligir, coordenar, prefaciar e anotar, para serem publicados nos Anais (atas), ou em volume, se o Plenário assim resolver, trabalhos inéditos de membros efetivos ou esgotados de autores rio-clarenses já falecidos, especialmente de Acadêmicos;
c) organizar e publicar os Registros de Eventos, Discursos Acadêmicos, o Anuário, a revista da Academia, a coluna Antologia e outras publicações que surgirem.
Das Publicações
Art. 26 – A Academia publicará os Anais da Academia de Letras Rio-clarense, a Revista da Academia, os Discursos Acadêmicos, o Anuário, a coluna Antologia e outras publicações possíveis.
§ 1º – os Anais da Academia de Letras Rio-clarense publicarão unicamente no site da Academia o transunto das atas das sessões, a íntegra dos discursos proferidos e dos escritos lidos, artigos de Acadêmicos e, mediante proposta aprovada pelo Plenário, após ouvido o Diretor dos Anais, matéria que se refira à Academia ou a algum Acadêmico.
§ 2º – A Revista da Academia publicará artigos de escritores, acadêmicos ou não, sob a direção de um Acadêmico. Em sua atuação editorial, a Academia estabelecerá convênios com instituições públicas e privadas.
§ 3º – A Academia fixará em assembleia anualmente as condições de publicação, bem como o diretor da revista e o diretor de anais, que terão mandato de um ano, podendo ser reeleitos.
§ 3º – A coluna Antologia publicará artigos de escritores, acadêmicos ou não, sob a direção de um Acadêmico.
Das Palmas Acadêmicas
Art. 27 – A Academia concederá Palmas Acadêmicas para pessoas:
a) que sejam ou tenham sido figuras públicas por relevantes serviços prestados às letras, ciências e às artes do município, estado ou país.
b) pessoas de letras de notável merecimento; Membros e sócios poderão receber Palmas Acadêmicas.
c) em caráter excepcional, a concessão poderá ser feita a altas personalidades ligadas à cultura.
§ 1º – As insígnias das Palmas Acadêmicas consistirão em colar com medalha de prata, com o brasão da Alerc-SP.
§ 2º – A concessão das Palmas se fará mediante proposta escrita, fundamentada e assinada por três Acadêmicos, e deverá ter aprovação do Plenário.
§ 3º – A proposta, com o parecer respectivo, entrará na ordem do dia decorrido o prazo de duas sessões ordinárias e será votada em escrutínio secreto.
§ 4º – Aprovada a concessão, o Presidente a comunicará ao eleito por ofício ou telegrama.
§ 5º – O agraciado somente ficará investido das regalias decorrentes das Palmas Acadêmicas, e com direito ao uso das insígnias respectivas, após recebida pelo Presidente da Academia a declaração por escrito de que as aceita.
Disposições Gerais
Art. 28 – A Academia, salvo convite de autoridades públicas para festas ou solenidades oficiais, só se fará representar nas de caráter literário, artístico, científico.
Art. 29 – A Academia terá bandeira ou estandarte, ex-libris (selo, carimbo, insígnia, lema), medalha, farda e hino.
§ 1º – A bandeira constará do brasão já adotado pela Alerc-SP, com a inscrição do lema definido em assembleia: “Da sabedoria a luz, das letras a virtude”, sobre fundo azul.
Art. 30 – Na sede da Academia, somente será colocado quadro de Acadêmico, ou de escritor notável falecido, mediante proposta a ser votada 2 sessões após ter sido apresentada e votada em escrutínio secreto.
Art. 31 – O Presidente da Academia, sempre que se fizer necessário, participará das resoluções de caráter administrativo ligadas aos diversos setores de trabalho de qualquer órgão da instituição, podendo delegar essa atribuição ao Secretário-Geral ou Vice-presidente.
Art. 32 – No espaço da Academia poderão ser instaladas uma Biblioteca/Livraria e uma Galeria de Arte, cujos nomes serão escolhidos pelos acadêmicos em assembleia.
Art. 33 – Cabe à Diretoria receber doações e patrocínios oferecidos à Academia e, a seu juízo, submetê-los ao Plenário para a sua apreciação.